Информация по теме "Электронный документооборот. А защищены ли наши данные?" — различия между версиями
Строка 70: | Строка 70: | ||
Защита персональных данных, обрабатываемых в системах электронного документооборота, становится самостоятельной технической задачей, иногда не решается силами самого пользователя СЭД. Программные модули, предназначенные для организации электронного документооборота, не всегда защищены должным образом от внутренних и внешних угроз, а обрабатываемые в них сведения часто относятся к категории конфиденциальной информации. | Защита персональных данных, обрабатываемых в системах электронного документооборота, становится самостоятельной технической задачей, иногда не решается силами самого пользователя СЭД. Программные модули, предназначенные для организации электронного документооборота, не всегда защищены должным образом от внутренних и внешних угроз, а обрабатываемые в них сведения часто относятся к категории конфиденциальной информации. | ||
+ | |||
+ | |||
+ | |||
+ | == '''Особенности обработки персональных данных в СЭД''' == | ||
+ | |||
+ | Любая крупная компания использует в своей деятельности программы электронного документооборота. Они предназначены для совместной работы над документами, осуществления их визирования и согласования. Часто документы, попадающие для обработки в эти системы, содержат персональные данные сотрудников компании и иных лиц, например, клиентов организации. Примером может стать визирование договора с клиентом, содержащего его имя, данные паспорта, ИНН и места жительства. | ||
+ | |||
+ | В связи с этим при заказе разработки или доработки СЭД у интеграторов клиенты предъявляют требования по ее соответствию законодательству о защите персональных данных. Для того чтобы на СЭД распространялись эти нормы, необходимо соблюдение следующих условий: | ||
+ | |||
+ | -она должна иметь в своей структуре справочники, содержащие данные физических лиц; | ||
+ | -сведения должны давать возможность идентифицировать конкретного субъекта персональных данных. | ||
+ | |||
+ | Кроме справочников в СЭД может храниться и другая информация в текстовом виде или в виде сканированных документов – анкеты, истории болезни, личные дела. Особенно много таких данных содержится в СЭД компаний, которые работают в секторе B2С, оказывая услуги именно гражданам. Соответственно, системы документооборота должны защищаться полностью в соответствии с теми требованиями, которые предъявляются к информационным системам персональных данных сообразно уровню их защищенности, установленному постановлением Правительства. |
Версия 01:11, 21 декабря 2019
Содержание
ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ
Электронный документооборот (ЭДО) – это способ организации работы с документами, при котором основная масса документов используется в электронном виде и хранится централизованно.
Электронный документооборот (ЭДО) происходит через систему оператора ЭДО, включенного в сеть доверия ФНС РФ.
Одна организация отправляет другой файл документа. Адресат получает его через несколько секунд на своем ПК. Процесс можно сравнить с электронной почтой. При передаче документа оператор автоматически проверяет легитимность электронной подписи, которой завизирован документ, и соответствие формата документа требованиям законодательства.
Если документ требует двусторонней подписи, получатель также подписывает его электронной подписью или отказывает в подписи и запрашивает корректировку. Движение документа отправитель может отследить благодаря статусам: «Отправлен», «Получен», «Подписан», «Отказано в подписи».
Преимущества электронного документооборота
-Прозрачность бизнес-процессов.
Система обеспечивает возможность отслеживания этапов выполнения бизнес-процессов, что делает всю деятельность в организации абсолютно прозрачной для руководства и контролируемой.
-Повышение исполнительской дисциплины.
По статистике 20% полученных заданий не выполняются ответственными за них работниками. Предоставляя полный контроль всех этапов работ для руководства, ECM-система напрямую влияет на исполнительскую дисциплину сотрудников.
-Сокращение затрат времени руководителей и сотрудников.
Использование системы сокращает временные затраты практически на все рутинные операции с документами (создание, поиск, согласование и т.д.). Кроме того, происходит ускорение документооборота и, как следствие, всех процессов в организации.
-Обеспечение конфиденциальности информации.
Утечка конфиденциальной информации может повлечь за собой миллионные убытки организации. В отличие от традиционного "бумажного" документооборота, ECM-система обеспечивает доступ к документам строго в соответствии с назначенными правами пользователей, все действия над документом (чтение, изменение, подписание), протоколируются.
Легкость внедрения инноваций и обучения.
Благодаря системе оповещения, построенной на базе ECM-системы можно быстро довести новые правила работы до всех сотрудников. Сокращаются сроки обучения новых сотрудников за счет возможности быстрого поиска необходимой для работы информации (положений, инструкций и т.п.). Легко меняются маршруты прохождения и шаблоны документов, после чего сотрудники автоматически начинают работать по-новому.
Развитие корпоративной культуры.
Процесс внедрения ECM-системы налаживает и поддерживает корпоративную культуру. Оптимизация взаимодействия сотрудников и развитие горизонтальных связей приводят к сплочению команды. В то же время возрастает ответственность каждого сотрудника за качественное выполнение выданного ему задания.
Рост конкурентных преимуществ.
Внедрение ECM-системы напрямую отражается на конкурентных преимуществах компании перед другими игроками рынка. Повышается скорость и качество обслуживания клиентов за счет ускорения движения информационных потоков и четкого контроля всех процессов. Функционирование даже крупного предприятия становится более мобильным и меньше зависит от конкретных "незаменимых" сотрудников.
КОМУ ПОДОЙДЁТ ЭДО?
ЭДО подойдёт тем, кто
1.Обменивается первичными документами с поставщиками и покупателями
2.Сдает декларацию по НДС
3.Работает с мобильными сотрудниками
4.Проводит кадровые работы с удаленными сотрудниками
5.Организует собрания акционеров
ЗАЩИТА ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ В СЭД
Защита персональных данных, обрабатываемых в системах электронного документооборота, становится самостоятельной технической задачей, иногда не решается силами самого пользователя СЭД. Программные модули, предназначенные для организации электронного документооборота, не всегда защищены должным образом от внутренних и внешних угроз, а обрабатываемые в них сведения часто относятся к категории конфиденциальной информации.
Особенности обработки персональных данных в СЭД
Любая крупная компания использует в своей деятельности программы электронного документооборота. Они предназначены для совместной работы над документами, осуществления их визирования и согласования. Часто документы, попадающие для обработки в эти системы, содержат персональные данные сотрудников компании и иных лиц, например, клиентов организации. Примером может стать визирование договора с клиентом, содержащего его имя, данные паспорта, ИНН и места жительства.
В связи с этим при заказе разработки или доработки СЭД у интеграторов клиенты предъявляют требования по ее соответствию законодательству о защите персональных данных. Для того чтобы на СЭД распространялись эти нормы, необходимо соблюдение следующих условий:
-она должна иметь в своей структуре справочники, содержащие данные физических лиц; -сведения должны давать возможность идентифицировать конкретного субъекта персональных данных.
Кроме справочников в СЭД может храниться и другая информация в текстовом виде или в виде сканированных документов – анкеты, истории болезни, личные дела. Особенно много таких данных содержится в СЭД компаний, которые работают в секторе B2С, оказывая услуги именно гражданам. Соответственно, системы документооборота должны защищаться полностью в соответствии с теми требованиями, которые предъявляются к информационным системам персональных данных сообразно уровню их защищенности, установленному постановлением Правительства.