Информация по теме "Электронный документооборот. А защищены ли наши данные?"

ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ

Электронный документооборот-это способ организации работы с документами, при котором основная масса документов используется в электронном виде и хранится централизованно.

Электронный документооборот (ЭДО) происходит через систему оператора ЭДО, включенного в сеть доверия ФНС РФ. Одна организация отправляет другой файл документа. Адресат получает его через несколько секунд на своем ПК. Процесс можно сравнить с электронной почтой. При передаче документа оператор автоматически проверяет легитимность электронной подписи, которой завизирован документ, и соответствие формата документа требованиям законодательства.

Если документ требует двусторонней подписи, получатель также подписывает его электронной подписью или отказывает в подписи и запрашивает корректировку. Движение документа отправитель может отследить благодаря статусам: «Отправлен», «Получен», «Подписан», «Отказано в подписи».

Для чего нужен электронный документооборот компаниям

- уменьшить количество бумажных документов в офисе;

- сократить финансовые и трудозатраты на содержание архива;

- снизить расходы на печать, канцтовары, отправку документов;

- уменьшить трудозатраты за счет исключения ручных действий и автоматизации процесса;

- избавиться от потерь документов и необходимости выставлять их заново.