Информация по теме "Электронный документооборот. А защищены ли наши данные?" — различия между версиями

Материал из Wiki 54
Перейти к: навигация, поиск
(ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ)
(ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ)
Строка 9: Строка 9:
  
 
Электронный документооборот (ЭДО) происходит через систему оператора ЭДО, включенного в сеть доверия ФНС РФ.            [[Файл:Eпроп5978e.jpg]]
 
Электронный документооборот (ЭДО) происходит через систему оператора ЭДО, включенного в сеть доверия ФНС РФ.            [[Файл:Eпроп5978e.jpg]]
 +
 
Одна организация отправляет другой файл документа. Адресат получает его через несколько секунд на своем ПК.
 
Одна организация отправляет другой файл документа. Адресат получает его через несколько секунд на своем ПК.
 
Процесс можно сравнить с электронной почтой. При передаче документа оператор автоматически проверяет                     
 
Процесс можно сравнить с электронной почтой. При передаче документа оператор автоматически проверяет                     

Версия 00:59, 21 декабря 2019



ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ

Электронный документооборот (ЭДО) – это способ организации работы с документами, при котором основная масса документов используется в электронном виде и хранится централизованно.


Электронный документооборот (ЭДО) происходит через систему оператора ЭДО, включенного в сеть доверия ФНС РФ. Eпроп5978e.jpg

Одна организация отправляет другой файл документа. Адресат получает его через несколько секунд на своем ПК. Процесс можно сравнить с электронной почтой. При передаче документа оператор автоматически проверяет легитимность электронной подписи, которой завизирован документ, и соответствие формата документа требованиям законодательства.

Если документ требует двусторонней подписи, получатель также подписывает его электронной подписью или отказывает в подписи и запрашивает корректировку. Движение документа отправитель может отследить благодаря статусам: «Отправлен», «Получен», «Подписан», «Отказано в подписи».

Преимущества электронного документооборота

-Прозрачность бизнес-процессов.

Система обеспечивает возможность отслеживания этапов выполнения бизнес-процессов, что делает всю деятельность в организации абсолютно прозрачной для руководства и контролируемой.

-Повышение исполнительской дисциплины.

По статистике 20% полученных заданий не выполняются ответственными за них работниками. Предоставляя полный контроль всех этапов работ для руководства, ECM-система напрямую влияет на исполнительскую дисциплину сотрудников.

-Сокращение затрат времени руководителей и сотрудников.

Использование системы сокращает временные затраты практически на все рутинные операции с документами (создание, поиск, согласование и т.д.). Кроме того, происходит ускорение документооборота и, как следствие, всех процессов в организации.

-Обеспечение конфиденциальности информации.

Утечка конфиденциальной информации может повлечь за собой миллионные убытки организации. В отличие от традиционного "бумажного" документооборота, ECM-система обеспечивает доступ к документам строго в соответствии с назначенными правами пользователей, все действия над документом (чтение, изменение, подписание), протоколируются.

Легкость внедрения инноваций и обучения.

Благодаря системе оповещения, построенной на базе ECM-системы можно быстро довести новые правила работы до всех сотрудников. Сокращаются сроки обучения новых сотрудников за счет возможности быстрого поиска необходимой для работы информации (положений, инструкций и т.п.). Легко меняются маршруты прохождения и шаблоны документов, после чего сотрудники автоматически начинают работать по-новому.

Развитие корпоративной культуры.

Процесс внедрения ECM-системы налаживает и поддерживает корпоративную культуру. Оптимизация взаимодействия сотрудников и развитие горизонтальных связей приводят к сплочению команды. В то же время возрастает ответственность каждого сотрудника за качественное выполнение выданного ему задания.

Рост конкурентных преимуществ.

Внедрение ECM-системы напрямую отражается на конкурентных преимуществах компании перед другими игроками рынка. Повышается скорость и качество обслуживания клиентов за счет ускорения движения информационных потоков и четкого контроля всех процессов. Функционирование даже крупного предприятия становится более мобильным и меньше зависит от конкретных "незаменимых" сотрудников.


КОМУ ПОДОЙДЁТ ЭДО?

ЭДО подойдёт тем, кто

1.Обменивается первичными документами с поставщиками и покупателями

2.Сдает декларацию по НДС

3.Работает с мобильными сотрудниками

4.Проводит кадровые работы с удаленными сотрудниками

5.Организует собрания акционеров

6.Осуществляет факторинговые операции при оплате товара